Komplexe Planung einfach gemacht

Der Start mit MedSpace in Deutschland

Nachdem Prof. Dr. Walther seit 2013 vergeblich darauf wartete, dass wichtige Planungskomponenten im vorhanden Personaleinsatzplanungssystem realisiert wurden,  startete er 2015 mit MedSpace (damals noch Medweb) als erster Anwender in Deutschland.

Erster Kontakt mit MedSpace

MedSpace war auf Einladung des DGAI erstmalig als Aussteller beim Deutschen Anästhesiecongress 2013 in Nürnberg dabei. Während einer Vortragspause kam Prof. Dr. Walther im Ausstellungsbereich des Kongresses mit Jan Pieter Gallas, dem Gründer von MedSpace, ins Gespräch. Nach einer kurzen Präsentation des Programms stellte man damals fest: noch zu schwach und unvollständig für den Einsatz in der Anästhesie.

Prof. Dr. Walther formulierte Mindestanforderungen und Ideen, die zwingend für den täglichen Betrieb erforderlich waren. Nach knapp 18 Monaten Entwicklungsaufwand konnte MedSpace erneut, diesmal mit Erfolg, präsentiert werden. Die erste Bestellung aus Deutschland lag vor.

Die Ausgangssituation in der Anästhesie im Klinikum Stuttgart im Jahr 2015

Die Klinik hatte damals 100 Ärzte im Einsatz und arbeitete mit Excel und Zetteln, aber die Planung wurde zu komplex, um sie mit Excel durchzuführen. Man hatte sich auch eine Eigenentwicklung einer Planungslösung angeschaut, die Prof. Dr. Walther noch aus seiner Zeit bei einer Universitätsklinik kannte. Diese erfüllte aber einige wesentliche Anforderungen nur unzureichend und kam deshalb für den Einsatz in Stuttgart nicht infrage.

Die Planung, Einteilung der Schichten und Tätigkeiten für die etwa 100 Beschäftigte des ärztlichen Dienstes wurde damals von einer Person durchgeführt und nahm ca. 3 Tage im Monat in Anspruch. Die Rotationsplanung (z.B. für Assistenzdienste im ersten Ausbildungsjahr) wurde ebenfalls von einer Person durchgeführt und kostete einen zusätzlichen Tag im Monat.

Wie sieht die Klinik für Anästhesiologie aus?

Der Klinik für Anästhesiologie umfasst die Klinik für Anästhesiologie, operative Intensivmedizin, Notfallmedizin und Schmerztherapie sowie die Klinik für Kardioanästhesiologie und erbringt umfassend alle anästhesiologischen Leistungen vor, während und nach operativen Eingriffen im gesamten Klinikum Stuttgart. Gemeinsam arbeiten knapp 200 Mitarbeiter an mehr als 45 Anästhesiearbeitsplätzen und erbringen jährlich etwa 50.000 Anästhesieleistungen und versorgen auf zwei Intensivstationen und einer Intermediate Care Station mehr als 3.500 Patienten im Jahr.

Wie anspruchsvoll ist die Planung in der Anästhesie heute?

Die Einsatzplanung der Anästhesisten ist, laut Prof. Walther, bei Weitem umfangreicher als der gewöhnliche Dienstplan des Pflegepersonals oder des übrigen ärztlichen Dienstes. Hier geht es nicht nur um die Zuordnung von Personen auf einen Früh-, Spät- oder Nachtdienst, sondern auch darum, die Einsatzbereiche / Einsatzorte für den täglichen Ablauf zu planen: Zeiten im OP, Einsatz im Aufwachraum, Zeiten auf Stationen, Zuordnung zum Rettungsdienst, Besetzung der Notaufnahme / des Schockraums und viele weitere Möglichkeiten. Alle Dienste, Einsatzorte und Einsatzzeiten müssen detailliert für einen ganzen Monat vorgeplant werden.

Dabei müssen Kombinationen von Diensten, Ausbildung, besondere Zertifikate / Qualifikationen und Berufserfahrung ebenso berücksichtigt werden, wie Wünsche der MItarbeiter, Arbeitszeitvorschriften, Ruhezeiten, Erholungsphasen, Urlaube und Weiterbildungsmaßnahmen. Ein solides Ausfall- und Kapazitätsmanagement ist daher von größter Bedeutung, um auf Personalausfall und Notfälle reagieren zu können und um zu gewährleisten dass jeden Tag genügend Personal mit den richtigen Qualifikationen auf den richtigen Arbeitsplätze verfügbar ist.

Wie viel Zeit und Mühe kostet die aktuelle Planung?

Um alle Monatspläne für die knapp 200 Mitarbeiter zu erstellen, werden 2 Tage benötigt, die Rotationspläne erfordern ca. 1 Tag zusätzlich. “Entsprechend planen wir doppelt so viel ärztliches Personal in fast der halben Zeit“, so Prof. Dr. Walther.

Warum hat Prof. Walther sich für Medspace entschieden?

Der Standarddienstplan hat sich für die Anästhesie als untauglich erwiesen, die Excelplanung ist aufgrund der Größe zu zeitaufwendig und fehleranfällig und hatte nicht funktioniert für die komplexe Dienstplanung der Klinik für Anästhesie. Außerdem bietet MedSpace eine MitarbeiterApp, die sehr gerne, vor allem von jungen Mitarbeitern, genutzt wird: Der aktuelle Plan kann jederzeit eingesehen werden, Urlaubsanträge, Tauschanfragen, Präferenzen für bestimmte Schichten können papierlos via Smart Phone oder Rechner von überall aus erledigt werden, weil MedSpace webbasiert ist.

Welche Funktionen nutzen sie (einschließlich Planautomatisierung)?

Hauptsächlich wird die Basis Planungssoftware, auf die sie nicht mehr verzichten möchten, genutzt. Nur so läßt sich sicherzustellen, dass  immer eine ausreichende Mindestbesetzung an Personal für die wichtigsten Bereiche und Arbeitsplätze geplant ist. Die Planungszeit zu reduzieren ist ebenso ein wichtiger Aspekt, denn diese wird von Ärzten erbracht. Außerdem sorgt die Planungsmaschine für eine gerechte Verteilung der nicht immer beliebten Schichten und ist damit eine wichtige Unterstützung für die Planer.

Wie kommt die App bei den Mitarbeitern an?

Die App wird regelmäßig und sehr gerne genutzt und die Kollegen werden sie nicht mehr hergeben wollen. Insbesondere die jungen Mitarbeitenden, die den Umgang mit dem Smart Phone gewöhnt sind, mögen die App besonders.

Was hat sich mit der Nutzung von MedSpace verändert?

Die Planung ist zuverlässig, genau und der Zeitaufwand, trotz der Komplexität, überschaubar. Über- und Unterbesetzung sind mit einem Blick zu sehen. Der Verzicht auf MedSpace ist nicht mehr denkbar.

Die automatische Rotationsplanung mit Anbindung an den Dienstplansystem, wäre noch eine sinnvolle Erweiterung

Man freut sich schon sehr auf das neue Modul für die integrierte Rotationsplanung, das Anfang 2025 ausgeliefert werden soll. Dies wird die Effizienz des Planungsprozesses nochmals verbessern. Die integrierte Rotationsplanung wird schon am UKSH eingesetzt. Diese wird auch eine wesentliche und zeitsparende MedSpace-Funktionalität in Stuttgart sein.

Was hält Prof. Walther von den Dienstleistungen (inklusive Support Desk) von MedSpace?

Neben einer guten Software ist es auch wichtig, dass der Support Desk schnell auf Probleme reagiert. Die meisten Fragen werden noch am selben Tag beantwortet, das ist ein großer Vorteil. Ausserdem ist die Implementierung der Sofware unkompliziert und wir konnten innerhalb 2 Monaten mit der Software starten.