Warum Excel-Tabellen und Papierlisten in modernen deutschen Krankenhäusern nicht mehr ausreichen

In deutschen Krankenhäusern ist die Personalplanung eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe. Der zunehmende Personalmangel, strenge Arbeitszeitgesetze und die Notwendigkeit, mehrere Standorte und Abteilungen zu koordinieren, machen eine effiziente Planung unerlässlich. Dennoch verlassen sich viele Krankenhäuser weiterhin auf Excel-Tabellen oder sogar manuelle Dienstpläne – trotz der Einschränkungen und Ineffizienzen dieser Methoden.

Wie viel Zeit geht für die Personalplanung verloren?

Laut aktuellen Zahlen verbringen vollzeitbeschäftigte Ärzte in Deutschland durchschnittlich 2,9 Stunden pro Tag mit administrativen Aufgaben, darunter Dokumentation und Kontrollpflichten. (despecialist.eu)

Schätzungen zufolge entfallen 10–15 % dieser Zeit auf Aufgaben wie die Personalplanung, insbesondere in Abteilungen, in denen diese Verantwortung noch bei Fachärzten liegt. Das bedeutet, dass ein Arzt täglich etwa 20 bis 30 Minuten mit der Dienstplanung verbringt – was sich auf 2 bis 2,5 Stunden pro Woche summiert. Für ein Krankenhaus mit Dutzenden von Ärzten bedeutet dies einen erheblichen Verlust an klinischen Arbeitsstunden, die sonst für die Patientenversorgung genutzt werden könnten.

Die Auswirkungen ineffizienter Planung auf die Arbeitsbelastung

Wenn Ärzte Zeit für die Dienstplanung anstelle der Patientenversorgung aufwenden, hat dies direkte Auswirkungen auf ihre Arbeitsbelastung. Aufgrund des Personalmangels in Deutschland haben medizinische Fachkräfte bereits eine hohe Arbeitsbelastung – zusätzliche administrative Aufgaben verschärfen dieses Problem. Dies führt zu längeren Arbeitszeiten, einem höheren Risiko für Burnout und einer geringeren Verfügbarkeit von Spezialisten für Notfälle und komplexe Behandlungen.

Zudem kann eine manuelle Dienstplanung zu Fehlern oder Dienstkonflikten führen, die wiederum zu kurzfristigen Änderungen und zusätzlichem Stress für Planer und medizinisches Personal führen. Eine ineffiziente Personaleinteilung kann auch zu unnötigen Überstunden führen, was nicht nur finanziell nachteilig ist, sondern auch das Risiko für Personalausfälle erhöht.
Der niederländische Ansatz basiert auf drei Säulen:

Warum traditionelle Planungsmethoden nicht mehr ausreichen

Die Komplexität von Dienstplänen macht manuelle Methoden zunehmend ungeeignet. In einem Krankenhausumfeld, in dem Flexibilität und Schnelligkeit entscheidend sind, kann ein digitales Planungssystem nicht nur Fehler reduzieren, sondern auch wertvolle Zeit für Ärzte und Planer freisetzen.

Angesichts des steigenden Drucks auf das deutsche Gesundheitssystem ist der Wechsel zu modernen Planungslösungen kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Durch intelligente Automatisierung und effizientere Planung können Krankenhäuser die Arbeitsbelastung reduzieren, Kosten sparen und letztendlich die Qualität der Patientenversorgung verbessern.