Toen ‘diensthoofd’ Gervais Nougon aan zijn nieuwe baan begon wist hij één ding zeker: we moeten hier zo snel mogelijk starten met MedSpace®, de innovatieve online roosterapplicatie voor medisch specialisten, arts-assistenten en ondersteunend personeel. Liever vandaag dan morgen.

“En dat is ook het eerste wat ik hier in gang heb gezet”, vertelt Gervais, teamleider Spoedgevallendienst bij Clinique Saint-Luc in Bouge (België). “We zijn hier in 2021 gestart met MedSpace. Bij mijn vorige werkgever gebruikte ik deze applicatie al, sinds 2016 of 2017. En altijd met grote tevredenheid.”

Geen sinecure

Gervais constateerde na zijn aantreden als diensthoofd dat de organisatie qua dienstregeling enigszins stroef verliep. “Allez, het was allemaal papierwerk, met schaven en schrappen. En ik ben iemand die houdt van structuur en van digitaliseren. Daarom was de keuze voor MedSpace voor mij heel snel gemaakt. Nadat ik mijn collega’s had overtuigd, is de implementatie ongelooflijk rap gegaan en binnen slechts een paar maanden wist iedereen zijn weg te vinden op het platform. En nu kunnen we echt niet meer zonder.”

Op een afdeling zoals die van Gervais, is de noodzaak van een applicatie als MedSpace evident. “We draaien een volcontinu rooster, 24/7. En het rondmaken van die roosters is bepaald geen sinecure. We werken met meer dan dertig artsen, die een grote variatie aan diensttijden hebben; de ene werkt 6 uur voor onze afdeling, een andere 8 uur en een volgende 12 uur. En ga zo maar door. Dan moeten we ook nog rekening houden met congressen, lezingen en met de beschikbaarheid van assistenten en stagiaires. Dat maakt het roosteren van diensten voor ons extra complex.”

Een verademing

Een groot pluspunt van MedSpace is volgens Gervais dat medewerkers hun diensten zelfstandig onderling kunnen wisselen zonder dat hij daar als teamleider een rol in hoeft te spelen. “Ook achteraf is dat handig, omdat je op elk moment van de dag kunt nagaan wie welke handeling heeft verricht. Ik merk ook aan de artsen zelf dat ze deze applicatie een verademing vinden. Met name de kwaliteit en gebruiksvriendelijk van de software. Ze kunnen heel eenvoudig en snel met elkaar afspraken maken en zelf de puzzel leggen. Zolang de dienst gevuld is, vind ik alles prima.”

Voor de merendeels Franstalige artsen is het ook prettig dat ze gebruik kunnen maken van een Engelstalige versie van MedSpace. “De applicatie bestaat nog niet in het Frans, dus voor onze artsen was Engels de beste keuze. Op die manier hoeven de ontwikkelaars van MedSpace vaktermen ook niet vanuit het Nederlands naar het Engels te vertalen. Omdat ik wel Nederlands kan spreken en lezen, viel het me op dat die vertalingen niet altijd overeenkwamen met wat we bedoelden. Dan koppelde ik dat terug naar de ontwikkelaars, die de vertalingen dan aanpasten. Daarom hebben we op een gegeven moment gekozen voor de Engelse versie.”

Topkwaliteit

Van Gervais Nougon zullen we, naar eigen zeggen, ‘geen slecht woord’ horen over MedSpace. En met ruim 25 jaar in de zorg heeft hij vergelijksmateriaal genoeg. “Ik heb met meerdere roosterapplicaties gewerkt, maar deze is zo goed, zo gebruiksvriendelijk. De service is ook excellent. Je kunt altijd iemand bereiken. Als ik bel, krijg ik een mens aan de telefoon, geen computerstem. En op een mailtje komt binnen de eerste werkdag een reactie. Dat is voor mij topkwaliteit. Echt waar, ik zou niet meer zonder MedSpace kunnen.”