Waarom werken met losse Excel-bestanden, e-mail en eilandautomatisering voor meer verstoringen zorgt dan oplossingen

In veel ziekenhuizen draait een groot deel van het capaciteitsproces nog op een mix van Excel-sheets, mailboxen en kleine losse systemen die ooit handig leken. Op papier werkt het allemaal nog wel, maar in de praktijk ontstaan er vooral extra verstoringen en foutkansen die het werk onnodig ingewikkeld maken. De vraag is alleen: hoe houd je grip op capaciteit als de basis zo versnipperd is?

Data raakt versnipperd en veroudert snel

Excel en e-mail zijn statische middelen. Zodra iemand een bestand opslaat of doorstuurt, verschijnt er een nieuwe versie die naast alle anderen gaat bestaan. Informatie veroudert binnen enkele uren en het is vaak onduidelijk welke versie klopt. Voor capaciteitsplanning, roosters en klinische processen is dit te risicovol. Wanneer de data niet betrouwbaar is, wordt elke beslissing direct minder zeker.

Geen centrale plek betekent geen centraal inzicht

Elk eilandje lost zijn eigen probleem op, maar niemand ziet het totaalplaatje. De OK-planning werkt met een eigen schema, de polikliniek houdt aparte Excel-lijsten bij en de capaciteitsmanager probeert het geheel handmatig te consolideren. Bij elke wijziging moet iedereen opnieuw controleren welke bestanden moeten worden aangepast. Zonder gedeeld platform gaat kostbare tijd verloren en wordt snel bijsturen vrijwel onmogelijk.

Afhankelijkheid van personen maakt processen kwetsbaar

Veel Excel-gedreven processen hangen aan één of twee medewerkers die precies weten hoe een sheet is opgebouwd. Als zij er niet zijn, loopt het proces vast. Daarbij komen gebroken formules, verborgen tabbladen, foutgevoelige handmatige acties en macros die alleen op één laptop werken. Het maakt organisaties minder wendbaar en verhoogt de operationele risico’s.

E-mail vertraagt, versnelt niet

E-mail wordt vaak gebruikt als workflowtool, maar dat is het niet. Verzoeken raken ondergesneeuwd, medewerkers werken in oude bijlagen en terugkoppelingen komen verspreid binnen. Hierdoor kost het veel tijd om overzicht te houden en acties goed op te volgen. Het gevolg is vertraging in het proces en onduidelijkheid bij medewerkers en patiënten.

Losse systemen praten niet met elkaar

Eilandautomatisering ontstaat meestal door een directe behoefte aan een snelle oplossing. Het echte probleem duikt later op: systemen wisselen geen data uit, waardoor dubbel registreren noodzakelijk wordt en afwijkingen ontstaan tussen bronnen. Dat zorgt voor extra werk en vergroot de kans op fouten. In een keten waarin alles elkaar beïnvloedt, werkt dat direct door op de zorgkwaliteit.

Problemen groeien mee met de organisatie

Ziekenhuizen worden complexer door groei, nieuwe locaties en meer specialismen. Wat ooit werkte in een klein team, kraakt zodra het proces tientallen extra medewerkers raakt. Excel raakt overbelast, mailboxen lopen vol en eilandautomatisering wordt een rem op samenwerking. Processen zijn niet schaalbaar en dat dwingt teams steeds vaker tot handmatige noodgrepen.

De weg vooruit: één bron van waarheid

Een modern capaciteitsproces vraagt om een centrale plek waar data samenkomt, waar iedereen op kan vertrouwen en die realtime wijzigingen doorgeeft. Geen losse bestanden, geen parallelle versies en geen achterafherstel. Een platform dat inzicht geeft in capaciteit, scenario’s en impact maakt de operatie rustiger, voorspelbaarder en minder afhankelijk van individueel kunst en vliegwerk.